どんな点に注意が必要?展示会の準備の流れとチェックポイント


必要な用具の確認と準備

展示会を開催する上で最初に行うのが用具の準備です。中でも特に気を付けなくてはいけないのが電子機器に関わる付属品です。LANケーブルや電源コードといった付属品が揃っていないことでパソコンが使用できないという失敗例は少なくありません。ガムテープやハサミなどの事務用品であれば、万が一忘れてしまっても近くのコンビニなどで購入することはできます。しかし、購入できる場所が限られている電子機器の付属品などはすぐに対処ができないので数に余裕を持たせて準備しておくことが大切です。

高額になりがちなレンタル品は避ける

開催にあたっての費用を少しでも抑えるために会場のレンタルサービスの活用を考える人も少なくありません。一見すると費用の軽減につながると思われるこのレンタルサービスにも意外な落とし穴が隠されています。レンタルに掛かる費用は利用する会場によって値段が異なりますが、中でも注意しなくてはいけないのが机や椅子類です。これらのレンタル品は他の事務用品に比べて値段が高めに設定されているため、大量に発注してしまうと出費が増えてしまいます。可能な限り机や椅子などは自身で用意して、レンタル品の数を最小限に抑えるのが費用を抑えるコツです。

営業のチャンスを逃さないための準備

訪れた企業と繋がりを持つ絶好の機会でもある展示会ですが、開催中に忙しなく動き回っていることでせっかくのチャンスを逃してしまうというケースは多くあります。そこで必要となるのが名刺受けです。会場にこれを備え付けておくことで企業担当者と会う時間を作れなくても名刺を残していってくれるので後日時間に余裕がある時にこちらから連絡をすることができます。もちろん用意したからといって必ずしも入れてもらえるとは限りませんが、用意しておくことでマイナスになることはありません。

成功に導くための積極的なアピール

展示会を成功するか否かは自分達の行動によって大きく変わります。事前の準備段階で可能な限り宣伝を行うのはもちろん、当日も利用者が訪れるのをただ待っているだけでなく、会場の前でチラシを配るなど積極的にアピールしなくてはいけません。会場内でも同様に、ただ漠然と商品を並べているだけではせっかく興味を持って訪れてくれた人達もすぐに帰ってしまいます。商品の特徴や機能などをわかりやすく説明するプレゼンテーションなどで購買意欲を高めることが必要です。会場内に似たような商品を展示しているライバル企業がいる場合は、同じことをしていても埋もれてしまうので、自分達なりのアレンジを加えて目立つようにすることもポイントになります。

集客率はデザインによって大きく左右されるので、まずは企画書を展示会の施工会社数社に依頼することで比較すると良いでしょう。同時にコスト面の比較も大切です。1社ですぐに決めるのではなく比較しましょう。